Con unos presupuestos cada vez más reducidos y un soporte técnico limitado, muchas pequeñas y medianas empresas tienen que trabajar de una manera aún más eficiente. Un primer paso importante en obtener más y mejor trabajo de un personal reducido es permitir que los empleados trabajen juntos en tiempo real, sin importar a qué distancia se encuentren.

En esta breve guía, se explica cómo seleccionar herramientas de colaboración que puedan encajar en las necesidades de cada organización. El servicio gratuito Google Apps es un punto de partida para muchas empresas, pero en algunos casos es preferible optar por un servicio más robusto y de pago, como HyperOffice o la propia Premier Edition de Google Apps.

 

Google Apps

Si su empresa es pequeña y empieza ahora a adentrarse en el mundo de la colaboración on-line, la versión gratuita de Google Apps es un excelente punto de partida, puesto que incluye correo electrónico con gran espacio de almacenamiento, calendarios compartidos, edición de documentos y otras herramientas.

Tanto con Google Apps como con otros servicios parecidos, las líneas de conversaciones por correo electrónico son el eje conductor de la colaboración entre empleados. Gmail incluye más de 7 GB de espacio y Google añade constantemente más capacidad al servicio. Siempre se está conectado a través del protocolo HTTPS para encriptar los datos. Y, como con otros servicios de colaboración, se puede acceder a los mensajes desde el navegador o desde el propio cliente de e-mail. Para comunicaciones en tiempo real, Google Talk permite mensajería instantánea así como llamadas de voz y vídeos, desde el mismo cliente de correo electrónico.

Google Calendar permite compartir o suscribirse a los calendarios de otros usuarios, algo crucial en colaboración. Se puede, además, sincronizar con muchos teléfonos móviles (importante si los trabajadores son móviles) o leer los datos a través de un navegador web (también móvil).  

Con Google Docs docs.google.com se pueden almacenar y editar documentos y, además, incluye cierta compatibilidad con Microsoft Office, especialmente en los documentos de textos, hojas de cálculo y en la herramienta de presentaciones. El usuario puede cargar sus archivos para compartirlos y editarlos con terceros o, si lo prefiere, empezar de cero. También se pueden establecer permisos a personas individuales o a un grupo, permitiendo a terceras personas ver o editar archivos.

Existen otras herramientas que también pueden ayudar a las empresas a colaborar y comunicarse. Google Sites es como un editor básico de páginas web, pero también puede utilizarse para crear portales para compartir información de empresa o detalles de cara al cliente final.

 

Google Apps Premier Edition

Es la versión de pago de lo anteriormente visto. Por unos 50 dólares al año por usuario, la empresa puede actualizarse de las herramientas básicas a unas con prestaciones profesionales. Además de añadir capacidad de administración de grupos al servicio (de manera que el departamento o administrador de sistema pueda gestionar todos los usuarios desde una única interfaz), el servicio de pago incrementa la capacidad de almacenamiento y ofrece unas prestaciones más robustas de cara al usuario en toda la suite.

Por ejemplo, Google Mail tiene 25 GB de capacidad, Google Calendar incluye personalizaciones orientadas a la empresa para mejorar la programación de colaboración, como la capacidad de comparar los calendarios de dos personas de manera más sencilla para encontrar horas libres en las que acordar una reunión. Google Groups también tiene una clara orientación profesional, permitiendo que los empleados se comuniquen en un foro que está cerrado al mundo exterior. 

Además, las cuentas de pago de Google Apps pueden utilizar su propio nombre de dominio, de manera que los mensajes de correo electrónico se pueden enviar desde una dirección “@miempresa.es” en lugar del típico “@gmail.com”. Google también ofrece un mejor soporte y responsabilidad a los clientes empresariales. Es decir, que si el servicio gratuito de Google se cae, el de profesionales puede seguir perfectamente activo (de hecho, Google promete un 99,99 por ciento de disponibilidad con sus servicios profesionales).

 

HyperOffice

Ideal para pequeñas y medianas empresas, HyperOffice combina las robustas prestaciones y unificación de las herramientas de IBM y Microsoft junto con la posibilidad de recortar prestaciones para empresas que no tienen un departamento TI dedicado. Así, si se tiene un problema, se puede llamar a HyperOffice y obtener ayuda y soporte directamente desde el fabricante.

Además, cuenta con vídeos a modo de tutorial muy bien producidos que aparecen directamente en la nueva interfaz, para ayudar al usuario a dar sus primeros pasos sin soporte técnico. Si se necesita más asistencia, HyperOffice también contempla ayuda a través de conferencia vía web.  

Los servicios que integra HyperOffice son básicamente los mismos que sus competidores. Así, se puede acceder al servicio a través de un navegador web y utilizarlo para gestionar los contactos, mensajes, proyectos, archivos y demás. Para compartir un archivo, por ejemplo, los usuarios pueden suscribirse a determinados documentos de otros compañeros de trabajo, de manera que recibirán una notificación de todas las actualizaciones que se produzcan. Determinadas historias y conversaciones por correo electrónico se pueden relacionar con proyectos específicos, de manera que si alguien se suma más tarde al proyecto puede leer la documentación previa de manera sencilla. 

HyperOffice puede sincronizarse a Outlook, de manera que el usuario puede leer los mensajes de correo electrónico en cualquier navegador IMAP o POP. Esta flexibilidad es especialmente útil para los trabajadores que no siempre están conectados y para hacer una transición a aplicaciones basadas en la nube sin tener que abandonar las actuales herramientas de trabajo. Se puede organizar el componente de almacenamiento de archivos en un ordenador Windows o Mac para tener un acceso más intuitivo a los documentos (como si estuvieran en una carpeta local). También se pueden compartir presentaciones y la empresa ofrece servicios de socios, como Skype, para mensajería instantánea.

Recientemente se ha lanzado la versión beta de sincronización con teléfonos móviles para enviar correo, contactos y archivos.

Asimismo, el usuario puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo y desarrollar sus propias herramientas para automatizar algunos procesos como se podría hacer con una hoja de cálculo o base de datos. También permite hacer algunas personalizaciones en la página web para compartir datos (o recibirlos) con terceros, de manera interna o externa.

HyperOffice tiene un coste de unos 10 dólares al mes por usuario, con descuentos cuantos más usuarios contratemos. El servicio de conferencias y otras herramientas (como campañas de e-mail) tiene un coste extra.

 

Microsoft Business Productivity

Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) es quizá la opción para empresas de mayor tamaño. Se debe contemplar esta alternativa basada en la nube si ya se tiene experiencia con Exchange Server, SharePoint y otros productos Microsoft. Su precio es de 10 dólares al mes por usuario y convierte estos servicios en un modelo on-line y gestionado, al que se puede acceder desde cualquier PC o Mac. 

 

Lotus Live

Lotus Live tiene muchos puntos fuertes para las empresas de mayor tamaño, como Webcasting y herramientas de reuniones on-line. Pero, aunque Lotus Live y BPOS están gestionados por el usuario, pueden tener también ayuda del fabricante. Como consecuencia, son la mejor opción para empresas con un cierto tamaño y con personal de TI dedicado a ayudar a los trabajadores a sacar partido de estas características avanzadas. La estructura de precios de Lotus Live es más complicada que la de sus competidores, dado que ofrece un servicio más a la carta.

 

Zoho

Zoho sigue el modelo de Google, ofreciendo docenas de aplicaciones basadas en la nube. Correo electrónico, calendario, contactos y herramientas de colaboración son algunas de las que podemos encontrar aquí. Pero Zoho ofrece extras más profesionales, como aplicaciones de reclutamiento de personal, CRM, recursos humanos y de gestión de proyectos, que hacen que Zoho sea una opción recopilatoria para las empresas que valoran un paquete consolidado de herramientas on-line.

Además, Zoho exige menos soporte interno que las ofertas de Microsoft e IBM. Cada herramienta se puede habilitar y gestionar de manera independiente al resto. Y, como con Lotus, los precios de Zoho son también a la carta.

 

Elegir el servicio adecuado

Muchas pequeñas y medianas empresas pueden optar por las herramientas gratuitas de Google. Si necesita un gestor de proyecto o prestaciones más avanzadas, quizá es el momento de dar el salto hacia un modelo de pago. Tanto Google Apps Premier Edition como HyperOffice son un buen punto de partida y son una buena balanza entre la robustez y la sencillez de uso, aunque IBM Lotus Live, Microsoft Business Productivity Online Suite y Zoho tienen herramientas muy convincentes.

En caso de duda, lo mejor es hacer una prueba (casi todos los servicios ofrecen un período de pruebas gratuito) para ver cuál de todos se acerca más a nuestras necesidades.

12/03/2010 PCWORLD PROFESIONAL