Desde hace muchos años, Word es el tratamiento de textos más extendido a nivel mundial. Probablemente, es también el programa más conocido y que más se usa. Sin embargo no por ello podemos decir que es un programa completo de verdad y que cubre perfectamente todas nuestras necesidades en cuanto al trabajo con textos se refiere.
También es un hecho que se trata de un programa muy veterano en el mercado, y se ha mantenido en él gracias a estar en continua revisión. En las últimas versiones, incluso podemos realizar actualizaciones a través de Internet. Ello se debe también a que es bastante atacado a través de sus macros y documentos, por lo que continuamente se le añaden actualizaciones de seguridad.
Como hemos dicho, esto no significa que el programa cubra todas las expectativas del usuario. Y a veces existen pequeñas lagunas que aún están por corregir. Una que sí se ha corregido es ordenar alfabéticamente las palabras.
Imagina que estás escribiendo la lista de invitados a una boda, fiesta, o cualquier otro evento.
Según te vas acordando de sus nombres los vas escribiendo y cuando ya tienes una lista más o menos larga, completa, te das cuenta de que lo ideal sería ordenarlos de manera alfabética.
Si cuentas con la versión 2007 de Word, este es un trabajo que vas a realizar de manera muy cómoda, no tienes más que seleccionar la lista o texto que quieras ordenar, acceder a la ficha de Inicio y localizar el grupo de botones de Párrafo. Una vez localizado, pulsa sobre el botón Ordenar ().
Al pulsar este botón, se abrirá una ventana de diálogo y dependiendo de cómo sea el texto que has seleccionado, te verás obligado a elegir unas opciones u otras. Para el texto seleccionado de una lista de nombres, como es el ejemplo, basta seleccionar en la primera de las filas ordenar por párrafos tipo texto.
Si las lista contiene nombres en la misma líneas, separados por tabulaciones, lo interpretará como campos de base de datos y cada tabulación será para él un nuevo campo, que podremos usar para establecer otro tipo de orden, usando las dos líneas siguientes. Podemos seleccionar si el orden que va a realizar es sobre texto, número o fecha y abajo se puede decidir si la lista llevará encabezado o no.
Puede que hayas escrito el nombre de la lista al principio; si es así se puede tener en cuenta al ordenar que la primera línea no cuente para el orden y se mantenga como título. Por último, puedes activar las opciones para decidir, si es necesario, cómo quieres separar los campos que va a ordenar, puntos y comas, tabulaciones u otro que puedes definir tú. También puedes hacer que distinga mayúsculas y minúsculas, que sólo ordene las columnas y finalmente el idioma que usará para ordenar.
Este sistema de ordenación es sencillo y fácil de usar. Puede que no tengas la última versión de Word y por ello si quieres ordenar una lista de nombres, estés en un aprieto que normalmente terminará reescribiendo la lista por orden otra vez. Si este es tu caso, y tienes la hoja de cálculo Excel a mano, no te preocupes que tu problema tiene solución.
Excel es capaz de ordenar tanto los datos numéricos de sus celdas como el texto que estas contengan. Si has usado Excel con frecuencia, seguramente sabes cómo hacerlo, así que no tienes más que llevarte la lista de texto a Excel, ordenarla y volver a traerla a Word.
Si no eres usuario de Excel y este programa te asusta un poco con sus fórmulas y cálculos, sigue estos pasos y verás que no es complicado.
Primero selecciona en Word la lista de nombres que quieres ordenar, en edición pulsa copiar, o bien con el botón derecho, después entra en Excel. Puedes situarte en cada una de las casillas haciendo clic sobre ellas, así que puedes usar la A1 para pegar la lista de nombres. Si pulsas sobre ella con el botón derecho puedes “Pegar” el contenido de la lista. Comprobarás que ha rellenado tantas celdas o casillas como nombres tiene tu lista. Ahora debes seleccionar la columna que contiene la lista, es decir, la columna A, pulsando sobre la cabecera de la misma, esta quedará seleccionada. Ahora selecciona Datos y allí pulsa sobre la opción Ordenar. La ventana de diálogo que aparece es igual que la que hemos comentado de Word.
Una vez ordenados los datos, puedes seleccionar todas las casillas de la lista arrastrando con el ratón, después copia los datos y vuelve a Word. Pulsa en edición, elige Pegado especial y dentro de las opciones que te permita, selecciona Texto sin formato, de esta manera sustituirá un texto por otro manteniendo el estilo del anterior. Si pulsas simplemente pegar, conseguirás pegar las casillas de la hoja con su contenido, como si fuese un vínculo a dicha hoja, por lo que cualquier manipulación de datos de la misma, se realizará trabajando en Excel pero dentro de Word. Prueba esta opción para datos numéricos relacionados con balances, cuentas, facturas, etc. Es lo más útil.
Como hemos dicho, esto no significa que el programa cubra todas las expectativas del usuario. Y a veces existen pequeñas lagunas que aún están por corregir. Una que sí se ha corregido es ordenar alfabéticamente las palabras.
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