En la primera parte de este artículo sobre las herramientas de Office 2007, vimos algunas de las herramientas que componen el “kit”. Veamos ahora las tres últimas.
Microsoft Office Document Imaging
Esta herramienta de Office facilita el trabajo con documentos que contienen tanto imágenes como texto y éste a su vez, viene de diferentes fuentes, como pueden ser fax o documentos escaneados. La primera posibilidad de esta herramienta consiste en la visualización en pantalla de ficheros gráficos que se han generado en el ordenador de manera manual o automática con la recepciones de fax.
Por supuesto, cuenta con un potente OCR (reconocimiento óptico de caracteres), lo que le dota de capacidad para extraer el texto de cualquier documento que tengamos en papel y lo escaneemos, o bien que tengamos ya digitalizado en formato gráfico TIFF que es el formato común para ficheros gráficos que contienen imagen de texto y que utiliza Document Imaging.
Una vez extraído dicho documento, lo podemos exportar a Word y modificar este texto. Si no deseas pasar a texto y simplemente quieres realizar anotaciones sobre el mismo fichero gráfico, por ejemplo un fax para reenviarlo con anotaciones, o un documento gráfico que se desea corregir, puedes realizar anotaciones sobre el mismo, o resaltar con “rotulador” si tienes una tableta digital.
La reorganización de páginas es otra de las posibilidades de esta herramienta, que complementa sus funciones al tener integrada la herramienta Document Imaging que explicamos a continuación.
Microsoft Office Document Scanning
Document Scanning es la utilidad que nos permite digitalizar documentos, o lo que es lo mismo, adquirir documentos a través de un escáner. Realmente podemos decir que es una parte de Document Imaging, pero con entidad propia ya que puede funcionar de manera separada. Se puede usar para adquirir documentos e imágenes, y almacenarlas en disco para ser utilizadas posteriormente, ya que realmente es un software de escaneado, que además permite pasar un OCR y exportar o guardar el texto resultante.
Al abrir la herramienta, una ventana pequeña nos muestra las pocas opciones de que disponemos a la hora de adquirir un documento.
La ventana más grande corresponde a la posibilidad de seleccionar una configuración preestablecida, la cual debe corresponder, lógicamente, al tipo de documento que vayamos a adquirir. A la derecha está el botón que nos sirve para digitalizar el documento, al pulsarlo se produce la ejecución de la configuración preestablecida, es decir, el modo o tipo de escáner más adecuado para la selección que hemos realizado, cómo se va a guardar el documento que se escanee, tamaño de la página, lugar donde se guarda y si utilizamos OCR para el documento.
Se pueden crear, borrar o modificar las opciones preestablecidas, gracias a lo cual se puede conseguir mejorar la calidad del documento, el tiempo de digitalizado o el tamaño final. Por último disponemos de opciones por si el do
cumento tiene dos caras, o por si tiene más de una página. El documento, una vez escaneado, si está marcada la opción ver archivo después de digitalizarlo, se nos abre directamente Document Imaging para permitir tanto su visualización como su tratamiento.
Microsoft Office Picture Manager
Como su propio nombre indica, es un gestor de imágenes. No permite adquirir imágenes del escáner, en contra de lo que pueda parecer después de lo leído. Es una herramienta básica que nos permite realizar algunas correcciones de imagen y organizarlas. Está claro que los hay más completos y mejores, pero si tienes Office y una cámara digital esta es la única opción que necesitas si te estás iniciando en esto de la fotografía digital, ya que te permite la organización de las imágenes pudiendo exportar estas a otros formatos y carpetas.
Puede enviar la imagen directamente a un destinatario de correo o a documentos Office, lo cual realiza en varios tamaños a elegir. Ofrece información de las imágenes y de la cámara que las ha adquirido, incluyendo metadatos relativos a como se ha utilizado dicha cámara a la hora de tomar la fotografía (EXIF). Aunque este dato no es de importancia para la mayoría de los usuarios, te recomiendo que no lo menosprecies, ya que representa la posibilidad de aprender de tus propios fallos y porqué no, de los aciertos.
En cuanto a los datos de la imagen, además de los típicos de cualquier fichero, nos completa algo más la tabla. Nos permite comprimir el fichero para enviarlo a página web, correo electrónico o bien a otros documentos.
Una herramienta sencilla pero útil que se complementa con las dos anteriores permitiéndonos trabajar en Office con documentos e imágenes interactuando de una manera ciertamente cómoda.
Por supuesto, cuenta con un potente OCR (reconocimiento óptico de caracteres), lo que le dota de capacidad para extraer el texto de cualquier documento que tengamos en papel y lo escaneemos, o bien que tengamos ya digitalizado en formato gráfico TIFF que es el formato común para ficheros gráficos que contienen imagen de texto y que utiliza Document Imaging. 
Al abrir la herramienta, una ventana pequeña nos muestra las pocas opciones de que disponemos a la hora de adquirir un documento.
