Con este acuerdo, Optima Finance ofrece soluciones específicas para la gestión financiera de medianas y grandes empresas ofreciendo integración y soporte total de estas aplicaciones. A pesar de esto, en Optima Finance no descartan ofrecer, en un futuro, Concur Expense vía hosting a las PYMES.
La principal ventaja que ofrece esta aplicación para la gestión de notas de gastos que trabaja sobre una plataforma Internet/intranet, es la reducción de costes que proporciona, además de automatizar y racionalizar los procesos de gestión de estos recibos. De hecho, permite realizar notas de gastos desde cualquier punto a través de Internet, pues los usuarios acceden al sistema a través de un navegador, de modo que no es necesario instalar nada en el sistema del usuario. Los empleados que deseen pasar notas de gatos simplemente deben darse de alta y cumplimentar sus notas con la ayuda de un tutorial.
Concur Expense destaca por su entorno de trabajo amigable, la adaptación y respeto de la política de gastos de la empresa, que permite, entre otras cosas, incorporar automáticamente la información de la tarjeta de crédito corporativa, así como indicar cuáles son las notas con incidencias de acuerdo a la política de la empresa. Todo ello repercute en una simplificación del proceso, con lo que los empleados reciben antes el reembolso de sus gastos.
Concur Expense elimina todo trámite en papel, incorporando un código de barras en cada nota, que identifica el conjunto de recibos que forman parte de ella.
Se trata de una solución multiplataforma, que se instala sobre un servidor Web con una intranet y trabaja con sistema operativo NT y con bases de datos como SQL Server, Sybase u Oracle. El precio de la solución estándar es de 4 millones para 100 usuarios y el período de implantación oscila, según la estructura empresarial, entre los 3 y los 6 meses.
Según Marc Cebrian, director general de Optima Finance, con “Concur Expense, se pueden reducir los gastos que implica el proceso de gestión de notas de viajes hasta en una quinta parte”. De hecho, según un estudio realizado por American Express en EE.UU, la gestión de una hoja de gastos sin proceso automatizado supondría un coste de unas 5.470 pesetas, mientras que utilizando la solución Concur Expense, éste no superaría las 1.200 pesetas.
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