La comunicación es la savia de la productividad y todo negocio que se precie necesita estar en contacto con clientes, directivos y empleados, por lo que un buen sistema de comunicación será crucial a la hora de coordinar a todas las unidades.
Es por eso que la tecnología nos ofrece una amplia gama de posibilidades para mejorar las comunicaciones, entre ellas se cuentan los emails, los mensajes instantáneos o los SMS. Todos presentan ventajas e inconvenientes, y en función de sus prestaciones y carencias, podrás elegir la opción más efectiva acorde a tu demanda profesional.
Aquí presentamos algunos factores a considerer antes de decantarte por uno de ellos:
Email
El correo electrónico es uno de los sistemas de comunicación más usado por las empresas, ya que permite comunicación ipso facto entre todos los trabajadores, a través de un correo interno. Sin embargo, no tiene por qué ser el medio más eficiente, de hecho, algunas compañías dedicadas a las nuevas tecnologías ya están trabajando para retirar este uso interno, ya que algunas empresas consideran que constituye una distracción muy habitual entre los trabajadores.
A favor:
• Es universal ya que casi todo el mundo dispone de una cuenta de correo electrónico, por lo que cualquier empresa puede ponerse en contacto con otra a través de una dirección.
• Basta un solo mensaje para informar y coordinar a un grupo de personas. A través de una lista configurada previamente es posible organizar a todo un equipo.
• Proporciona un registro escrito, y todo lo referido constará en un mensaje determinado desde el mismo momento en el que se envíe. Lo que proporciona un historial de respuestas almacenadas.
En contra:
• Es relativamente lento. Aunque un mensaje enviado desde una punta del mundo a la otra llega en cuestión de segundos, en ocasiones su acceso pasa de ser un brevísimo período de tiempo a interminables minutos, y la persona que lo envía nunca acaba de estar segura si su destinatario lo ha recibido o no.
• Entra demasiado spam. Aunque se han lazado campañas, como la de Microsoft, para frenar esta práctica, los esfuerzos realizados han dado pocos resultados. Un estudio de Symantec revela que casi tres cuartas partes del correo electrónico manifiesto es spam.
• Es el principal medio de propagación de malware. Ya sea en forma de link o de un archivo infectado, el email es el método preferido para el tráfico y la propagación de malware.
Por lo tanto el uso del email es el más comúnmente aceptado. Y es uno de los sistemas más aptos para compartir archivos entre grupos grandes de gente, además, proporciona un registro escrito de todas las comunicaciones.
Mensajes instantáneos
Los mensajes instantáneos son una excelente herramienta de comunicación para una organización, pero puede no ser la mejor opción para la mensajería entre terceros.
A favor:
• Es muy rápido. Si el usuario está en línea, recibirá el mensaje en cuanto este sea enviado.
• Es conciso. Un mensaje instantáneo solo necesita de una frase para expresar una idea o una sugerencia.
• Fomenta el intercambio. Se pueden tener conversaciones a través de mensajes en tiempo real.
En contra:
• Es intrusivo. La llegada de un mensaje instantáneo viene acompañada de un sonido de aviso, que puede interrumpir la concentración si se están desempeñando otras tareas. Pero por supuesto, el usuario puede silenciar el software de mensajería instantánea, pero se arriesgaría a perder por completo el mensaje entrante.
• Es propio. Las comunicaciones a través de mensajería instantánea requieren que ambas partes tengan cuentas activadas para ello, y lo más habitual es que la conexión se realice por protocolo AIM.
• Es necesario haber iniciado sesión. Si no los mensajes no podrán ser visualizados.
• Se pierde el historial. Si un usuario quiere recuperar datos de conversaciones pasadas, la tarea puede llegar a ser casi imposible.
La mensajería instantánea permite comunicaciones y colaboraciones en tiempo real, aunque también sufren ataques de malware, pueden constituir un buen mecanismo para el trabajo conjunto de una organización.
SMS (Mensajes de texto)
Puede que den el perfil profesional de los emails y los mensajes instantáneos, pero pueden llegar a resultar muy útiles en algunos escenarios.
A favor:
• Son inmediatos. Al igual que la mensajería instantánea, los SMS van de un punto A a un punto B en tiempo real y en cuestión de segundos. Son un medio particularmente eficaz para compartir fotos o clips de vídeo, que requieran una respuesta inmediata.
• Son universales. Al igual que el correo electrónico, los mensajes de texto no están limitados por plataformas propietarias.
• Disponibilidad. Un teléfono móvil puede estar conectado 24 horas al día durante toda la semana, mientras que un correo electrónico o mensaje instantáneo puede permanecer desconectado durante horas, pero las probabilidades de que un mensaje sea visto antes en un móvil se disparan, si este está al alcance de la mano.
En contra:
• Suponen un coste económico. Muchos proveedores de servicios inalámbricos ofrecen mensajes de texto ilimitados. Sin embargo, mucha gente todavía tiene planes de mensajes de texto con un límite en la cantidad de mensajes que puede enviar o recibir.
• No hay registro escrito. La mayoría de teléfonos móviles conserva un historial de mensajes de texto, pero en comparación con el correo electrónico no existe una historia útil de intercambio de mensajes de texto registrados para referencias futuras.
En conclusión, un teléfono móvil es un dispositivo muy eficaz para conectar con alguien inmediato. Por otro lado, la mensajería instantánea permite chatear en tiempo real con un grupo de personas en lugar de uno en uno. Cada uno de los mecanismos puede resultar el más propicio en función de la actividad que se vaya a desarrollar, no obstante y ante una urgencia, siempre podremos recurrir a las tradicionales y efectivas llamadas telefónicas. 
