La temporada 2005/2006 se recordará, al menos hasta la fecha, como la más exitosa de los últimos 60 años de la historia del Sevilla Fútbol Club. “Nuestros éxitos anteriores eran en blanco y negro”, bromea José María Cruz, director general de la entidad deportiva. La obtención de la Copa de la UEFA en mayo de 2006 en una campaña impresionante fue el título europeo que coronó al Sevilla como uno de los dos grandes del continente. Paralelamente a los éxitos en el campo, esta sociedad anónima deportiva empezaba a desarrollar una estrategia que llevase a convertir un club de fútbol en una organización empresarial apoyada en recursos de TI.
Al margen de lo puramente deportivo, el Sevilla desarrolla actividades y proyectos paralelos como la gestión de tiendas que reportan seis millones de euros en ventas de merchandising del club y la posesión de diversos medios de comunicación (una radio, una televisión local y un periódico).
A principios de 2007, la entidad empezó a plantearse la necesidad de rediseñar sus procesos para convertirse en una auténtica organización empresarial que maximizase el rendimiento del foco de su negocio, que no es otro que la obtención de títulos deportivos. Hasta ese momento, en la gestión del club existían islas de información, procedimientos manuales, falta de coordinación y una situación en la que la implantación de las TI era casi inexistente. Fue entonces cuando la entidad decidió ponerse en manos de Exact Software para elaborar un proyecto de redefinición de procesos corporativos.
Mediante la instalación del ERP Exact Dimoni en el Sevilla FC, Exact Software ha contemplado todos los procesos de ámbito administrativo relacionados con la parte financiera, con la parte contable, analítica, legal y logística que tienen que ver con el aprovisionamiento, las compras, las ventas y la puesta en marcha de tiendas del club donde se adquiere el merchandising. Todo ese flujo de procesos se ha complementado con una capa superior de cara al frontoffice a través de la solución Exact Synergy que complementa el backoffice aportando valor. En este punto se abordan áreas de la parte administrativa del club, áreas de gerencia y aspectos relacionados con el fútbol profesional.
Un ejemplo de lo último es el control de las tarjetas rojas y amarillas que reciben los jugadores, lo que permite tener controladas las futuras alineaciones para que no haya ningún fallo administrativo que sancione al club por errores en las convocatorias de jugadores. También, Exact Synergy ha servido para poner en marcha todo el control de las actas de UEFA. “En los últimos años el club desarrolla su actividad en competiciones europeas y estamos obligados a gestionar una serie de normativas. El control de los contratos con los patrocinadores con los que trabaja el Sevilla y de los anunciantes que colaboran con el club, también se gestiona con Exact Synergy”, explica Cruz.
En todo el proceso de implantación de las distintas herramientas, Cruz opina que una de las cosas más útiles ha sido que “al vernos obligados a implantar herramientas de estas características hemos tenido que definir procesos que no estaban protocolizados ni estandarizados, que residían en el conocimiento concreto de una determinada persona”. La entidad, en los últimos tiempos había crecido mucho y muy desordenadamente y siempre a partir de mecanismos artesanales. La entrada de las soluciones de Exact Software ha obligado a la reflexión y a la revisión de todo lo que la organización estaba desarrollando. “Si queríamos implementar este tipo de software lo primero que teníamos que hacer era conocernos a nosotros mismos. Ése era el reto y también la mayor satisfacción que nos ha permitido culminar con éxito el proceso”, explica José María Cruz.
El proyecto se ha enfocado a dos áreas de actividad. La primera se refiere al área competicional del primer equipo y “se enfoca a todo aquello que nos ayuda a no equivocarnos, a tomar decisiones acertadas en lo que es el núcleo central de la actividad que es competir profesionalmente en el fútbol”, indica el director general del club.
El otro punto es la gestión de las ventas. Este aspecto no abarca sólo la venta en la tienda, la gestión de las referencias, del stock y de la facturación, sino que también alcanza a la venta de la imagen del club a través de soportes publicitarios de distinta naturaleza. “No teníamos ni un archivo histórico ni una herramienta que nos permitiera hacer el seguimiento desde el proceso de selección de un target hasta el proceso de cobro de lo que se había conseguido. Ese conocimiento descansaba en las cabezas del personal del departamento comercial que hacían las gestiones”, explica Cruz. No existía una planificación, ni una selección previa de objetivos, ni una medición de los esfuerzos productivos con el riesgo, además, de estar vendiendo doblemente el mismo espacio publicitario o estar haciendo gestiones contradictorias con una misma empresa. “Todo esto que para otras empresas es algo lógico nosotros no lo hacíamos. Era vital tener este tipo de herramientas”.
El proyecto
“Para cualquier tipo de adquisición siempre pedimos propuestas a los proveedores que luego pasan a competir para prestarnos un servicio. En el caso de Exact Software llegaron en el momento oportuno, con los planteamientos adecuados y además fueron tremendamente receptivos a la fórmula de colaboración que les propusimos”, señala Cruz.
El director general del Sevilla FC indica que Exact Software supo entender la situación en la que se encontraba el club y tuvo la visión de convertirse en socio tecnológico para poder llevar a cabo todo el proceso que se requería. El ciclo empezó en febrero de 2007, momento en el que se realizaron unas demostraciones a partir de una serie de requerimientos que las áreas jurídica, de marketing y de ventas reclamaban. Se hicieron una serie de demostraciones selectivas resolviendo cada problemática y se detectaron una serie de carencias, principalmente por la inexistencia de una aplicación que aglutinara todos los procesos tanto del ámbito administrativo como del deportivo.
Exact Software coincidió en el proceso de selección con o