Hablar de perfumes nos traslada a un entorno de lujo y glamour, sin embargo, para las empresas que trabajan en este sector, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se han convertido en una herramienta estratégica fundamental de supervivencia. Ésta es una realidad que ha entendido perfectamente Perfumes y Diseño, compañía española dedicada a la fabricación de una gran parte de los perfumes que forman parte de nuestra vida. De hecho, cuando elegimos nuestro perfume favorito, lo más seguro es que estemos comprando uno de los muchos productos comercializados por esta firma. Entre sus artículos, presentes en las estanterías de todas las perfumerías de alta gama de nuestro país, destacan fragancias como Jesús del Pozo, Tous o Roberto Verino. Perfumes y Diseño se encarga tanto de su desarrollo industrial como de su producción y distribución a través de sus filiales en España, Francia, Portugal y Turquía y de los 85 distribuidores con los que cuenta en 120 países de todo el mundo.
Para llevar a cabo esta tarea, las TIC se han convertido en la herramienta estratégica. Como asegura Javier Maroto, director financiero y de recursos humanos de la empresa, “aunque trabajamos en un sector con mucho glamour, en términos de gestión, la problemática de nuestras empresas es básicamente la de una empresa industrial. Por ello las TIC son fundamentales para nuestra supervivencia”.
A la vez que ha crecido la actividad de la empresa, lo ha hecho también su arquitectura de sistemas pasando de tres a ocho servidores, todos ellos de HP-Compaq, que dan servicio tanto a la sede de la compañía en Madrid como a los almacenes situados en la zona norte de la Comunidad de Madrid. Las comunicaciones también han sufrido un cambio radical como consecuencia del crecimiento y expansión de la empresa. “Comenzamos utilizando una conexión ADSL pero debido a la complejidad de nuestra actividad hemos migrado a una línea SDSL, manteniendo la anterior conexión para el tráfico basura. Disponemos igualmente de una línea punto a punto que conecta la oficina central con nuestro almacén y da servicio remoto a todos nuestros empelados a nivel mundial. A esto se añade un sistema de backup que nos permite que todo siga funcionando en caso de que se caiga la línea principal”, explica Maroto.
La necesidad de un sistema de gestión
La complejidad propia del mercado en el que la compañía desempeña su labor ha marcado las líneas de sus sistemas. Perfumes y Diseño distribuye un producto muy estacional de ventas únicas y limitadas y con un 40% de su facturación concentrada en el último trimestre del año.
“Estar presentes en el punto de venta en el momento y lugar adecuados es clave para la efectividad de nuestro negocio”, afirma el director financiero y de RR.HH. de la compañía. A esto se añaden tres elementos más que complican la gestión: el incremento del número de almacenes y de productos gestionados por la empresa; los requisitos documentales a cumplir en la exportación de fragancias y el cumplimiento de las normas asociadas al transporte nacional e internacional de las fragancias catalogadas como mercancía peligrosa, por su alto contenido en alcohol.
Para cubrir las necesidades derivadas de esta realidad contaban con un sistema de gestión interno con funcionalidades básicas para la gestión de ubicaciones y picking unitario, “claramente insuficiente”, asegura Javier Maroto. La solución ERP de la compañía tampoco disponía de la funcionalidad para satisfacer sus avanzados requisitos de gestión logística, por lo que se plantean la necesidad de seleccionar una herramienta para la gestión de almacén específica y de última generación.
La compañía estudió cinco plataformas logísticas diferentes, completando una matriz de decisión. De todas las analizadas la que mejor cubría los requisitos establecidos fue Sage X3 Logística, que destacó en apartados como funcionalidad, precio, facilidad de integración con el sistema ERP, bajo nivel de adaptaciones necesarias, número y tipo de implantaciones en marcha y la satisfacción de los usuarios en otras implantaciones consultadas. Junto con el análisis técnico correspondiente, por parte del equipo de TI y de los responsables de operaciones, la solución también fue cuidadosamente evaluada por los responsables de almacén y de gestión de stocks. “La implantación se realizó por fases y cumpliendo hitos consecutivos, sin que esto interfiriera en nuestras campañas puntuales”, expone Maroto.
Funcionalidades
Perfumes y Diseño aprovechó la implantación de Sage X3 Logística para llevar a cabo una reorganización de su almacén, incorporando varios cambios, no sólo para una óptima adaptación entre sus procesos y la aplicación que los soportaría, sino también para la reingeniería de procesos logísticos.
“Cualquier movimiento de mercancía en el almacén, por pequeño que sea, está controlado por el sistema. “Las principales mejoras en la gestión se han obtenido con la automatización del reabastecimiento de la zona de picking, donde hemos mejorado tanto en eficacia, como en tiempos. Conocer de inmediato todos los pedidos a servir durante el día y procurar el abastecimiento adecuado de la zona de picking a través de los operarios de almacén, funciones que la solución lleva a cabo de manera automática, lo que ha mejorado nuestra imagen y servicio al cliente. Además, se han reducido las reclamaciones de clientes por falta o por exceso de mercancía en cerca de un 80%”, explica Javier Maroto. La solución de Sage incorpora un software específico para el control de mercancía por radiofrecuencia. La compañía cuenta, en la actualidad, con 12 terminales que son utilizados por todo el personal de almacén. Dos de ellos de muñeca y con lector táctil para la recogida de información unitaria de productos
Perfumes y Diseño, que ha alcanzado una trazabilidad total de sus artículos hasta su salida del almacén, precisó una adaptación específica en la solución de Sage para la gestión de estos identificativos únicos de cada producto. Dicha adaptación consistió en la integración entre el sistema de gestión de fábrica y Sage X3 Logística para el volcado directo de los datos referentes a los números de serie de cada orden, concluida su fabricación, con el fin de evitar la necesidad de abrir las cajas en almacén y escanear el número de serie de cada artículo.
Proyectos de futuro
En cuanto al futuro, Perfumes y Diseño, está planificando