Kyocera ha desarrollado una solución integral de gestión documental que incluye software, a través de licencias del programa Docuware, servicios profesionales y mantenimiento, que según ha indicado Roland Ruiz, jefe de gestión documental de la compañía, “representa un ahorro entre el 5 y el 15% de los ingresos de la empresa y una disminución en los tiempos de búsqueda”, además, Ruiz ha afirmado que su compañía, mediante la realización de un estudio personalizado a cada empresa, promete “el retorno de la inversión en menos de 12 meses”.

A través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o de códigos de barras, permite organizarlos y almacenarlos correctamente, Así pues con esta herramienta es posible ubicar en un mismo archivador de forma mecánica, y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en ello, ciertas facturas, libros diarios o informes.

Por otro lado, la búsqueda de información se acelera notablemente, no sólo desde el puesto de trabajo, sino desde cualquier parte del mundo ya que, a través de Internet, es posible buscar, almacenar, archivar o consultar cualquier documento, siempre y cuando se cuente con los permisos necesarios por parte del administrador.