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Apagón de la factura convencional: un despliegue con demasiadas dificultades La Ley de Contratos del Sector Público establece para 2008 cesar la facturación en papel en la contratación con las AA.PP.
Según los expertos, sólo un 2,5% de las compañías españolas emite e-facturas, frente al 34% de algunos países de la UE. En 2005, a la luz de datos de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial), 3.900 empresas usaron la factura electrónica y este año lo harán 5.000. Estas cifras mejorarán si se cumplen los objetivos de la UE de mejorar la productividad con la incorporación de las TIC, potenciar su uso entre los trabajadores autónomos y las microempresas e implantar masivamente la factura electrónica. Para ello, ésta ha establecido el “apagón de la factura en papel”; nuestro país ha introducido este concepto en el Proyecto de Ley 121/000095 de Contratos del Sector Público.
En España, la economía basada en Internet presenta un desarrollo asimétrico: la demanda tiene mayor protagonismo que la oferta. Los analistas indican que este problema se resolvería definiendo una interfaz entre el sistema y los usuarios, que abarate la tecnología, diseñe un marco legal adecuado y aporte ventajas individuales y sociales. El elemento que cumple con estos requisitos es la factura electrónica.
Para implantarla masivamente, los países de la UE (Unión Europea) han optado por el “apagón del papel”. Este concepto consiste en que a partir de una fecha determinada, las facturas en formato papel dejarán de tener efectos jurídicos, los cuales quedarían relegados en exclusiva para la factura digital.
Este tipo de consideraciones está aplicándose en Europa desde hace dos años, en concreto en Dinamarca, que tiene un sistema propio de facturación electrónica, que permite remitir directamente e-facturas extraídas de forma automática del sistema de contabilidad de la empresa. Este país también disfruta de un portal de facturación (con acceso a páginas web donde se teclea y se envía la factura) y de una oficina de digitalización, donde gratuitamente se ayuda a las pymes a transformar sus facturas convencionales y enviarlas al destinatario.
Por su parte, Finlandia adoptó el apagón de la factura en papel en enero de 2004. También hay otros modelos de adopción de la e-factura en la UE, como son el británico, el sueco o el irlandés. A este respecto, Francisco de Quinto, secretario de la entidad sin ánimo de lucro Consorcio Digital opina que “España necesita un órgano común que lidere el desarrollo del proceso legislativo y administrativo, a modo del existente en Irlanda desde hace más de quince años, denominado Comisión interministerial para el impulso de la Sociedad de la Información”.
Apagón en las AA.PP.
El Proyecto de Ley 121/000095 de Contratos del Sector Público, aprobado en septiembre de 2006, introduce el concepto de “apagón de la factura en papel” en nuestro país, ajustado a los procesos de contratación con las Administraciones Públicas (AA.PP.). Su artículo 309 regula la Plataforma de Contratación del Estado “que permitirá dar publicidad a través de Internet a las convocatorias de licitaciones y sus resultados”.
La disposición adicional decimonovena regula y desarrolla el uso de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos contemplados en la ley para contratar, poniendo el énfasis en la interoperabilidad y uso libre de todas ellas. Por último, la disposición final novena incorpora el horizonte temporal para el uso obligatorio de la factura electrónica en el sector público, aproximadamente a mediados de 2008 para la Administración General del Estado y en 2009, para las administraciones autonómicas y locales, en función de la fecha definitiva de su aprobación.
Acciones de impulso
Por otra parte, iniciativas gubernamentales como el Plan Avanza 2006-2010, impulsado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, para potenciar la Sociedad de la Información en España, incluye la medida específica EMP 07 para fomentar la implantación de la e-factura a través del desarrollo de la normativa aplicable y de los estándares técnicos necesarios. Para ello, incorpora la factura electrónica en las soluciones de e-negocio para las empresas e implica a los agentes públicos y privados involucrados en el proceso (empresas, grandes prescriptores, instituciones financieras, Administración Tributaria, etc.).
Cemex España, una pionera en adoptar la e-factura
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Una de las empresas pioneras en la utilización de la factura electrónica en nuestro país es Cemex España, multinacional productora de cemento a escala mundial, que desde hace años presta la máxima atención a las TIC enfocadas a mejorar los procesos productivos, el servicio al cliente y su competitividad. Por esa razón, las distintas divisiones de la compañía se plantearon el reto de automatizar las cerca de 30.000 facturas que se emiten mensualmente. En concreto, la división de Cemento, que tiene unos 2.800 clientes, realiza 36 procesos de facturación cada 10 días, con una media de 3.000 facturas emitidas. Por su parte, la de Hormigón (Hormicemex) tiene unos 8.000 clientes y emite 6.500 facturas con la misma frecuencia y con tres copias cada una.
Ante la necesidad de optimizar tiempos y costes en dicho proceso, a principios de 2001 la empresa implantó un sistema de composición automatizada de facturas para su posterior envío por fax, carta, correo electrónico o entrega en mano. Para ello, Cemex optó por dos productos de Adobe, Central Pro Output Server y el Output Designer, integrados por Grupo Seidor. El software de Adobe compone cada factura combinando los datos, logos y formatos requeridos según la división, tipo de cliente y zona geográfica y la manda automáticamente por carta, fax o e-mail en formato PDF o a las diferentes plantas de distribución. A su vez, Adobe Central Pro organiza automáticamente grupos de facturas de acuerdo a la lógica de ensobrado que cada negocio requiere y fragmenta la impresión según el volumen de facturas, la cantidad u otros parámetros con el objetivo de optimizar la producción.
Autor: Moisés García. | Fecha: 15/12/2006
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