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Cómo gestionar y mejorar los costes ocultos de impresión
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¿Sabe cuál es el coste real que suponen los documentos que imprime en su empresa? ¿Conoce los distintos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de gestionar sus sistemas de impresión? Y es más, ¿sabe cómo hacerlo de forma eficiente y mejorar así su retorno de la inversión y el coste total de propiedad? A continuación, le mostramos algunas de las claves que pueden ayudarle a identificar los costes ocultos de los sistemas de impresión y cómo reducirlos.
Por cada dólar que gasta una compañía en impresión, gasta otros 9 dólares más en gestionarla. Según las estimaciones de la consultora All Associates Group, las compañías destinan el 6,1 por ciento de sus beneficios a la producción de documentos. Pero en estas cifras, hay que tener en cuenta que existen una serie de costes visibles, y otros ocultos. Sin duda, se trata de aspectos muy importantes a tener en cuenta ya que, mientras que algunos analistas y fabricantes apuntan que los costes visibles de impresión oscilan entre los 3 y los 5 céntimos de euros por cada página que imprimimos, los costes ocultos alcanzan entre los 30 y los 40 céntimos de euro, lo que eleva los costes reales que conlleva imprimir una única página a entre 33 y 45 céntimos de euro.
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Sin duda y, sobre todo, teniendo en cuenta el actual momento económico, en el que la austeridad en los presupuestos empresariales destinados a TI es la nota dominante, así como reducir costes y optimizar al máximo lo que tienen, aprender a gestionar sus parques de impresión de la forma más eficiente resulta cada vez más primordial.
Una gestión eficiente
Una de las formas más rápidas que tienen las empresas de reducir los costes de TI es reduciendo aquellos costes asociados a la impresión y a la gestión del flujo de documentos. Qué duda cabe que, en muchas ocasiones, los usuarios imprimen más de lo estrictamente necesario, algo que se ha visto acentuado con el creciente uso de Internet. Ante el crecimiento exponencial del volumen de información disponible en la Red y la cantidad de contenidos a los que los usuarios acceden a través de Internet, lejos de reducir el consumo del papel, se ha producido el efecto contrario: muchos usuarios imprimen todo lo que ven en Internet, además de sus correos electrónicos, los documentos que llevan adjuntos y presentaciones corporativas, entre otros, con lo que el número de páginas empresas por usuario ha seguido creciendo en los últimos años.
Según las estimaciones de Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras, podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 y un 30 por ciento.
Reducción de costes
Una óptima aproximación al ahorro en los sistemas de impresión debe tener en cuenta distintos aspectos. Uno de los puntos clave a considerar es la existencia de soluciones gratuitas que permiten un ahorro directo como las que dispone HP con su WebJet Admin, una aplicación completamente gratuita con la que puede administrar de forma remota todo el parque de impresoras y poder realizar desde la actualización de drivers a la gestión del firmware o de incidencias.
También la implantación de soluciones de seguridad lleva asociado un ahorro económico, pues sólo se imprimen los documentos cuando el usuario se identifica en la impresora mediante clave y contraseña o una tarjeta de identificación, evitando que se impriman documentos que luego quedan olvidados.
Además, en estos costes de impresión, no sólo hay que tener en cuenta el coste del equipo y el de cada página impresa. El coste de los
